OA系統軟體詳情「什麼叫系統軟體」

第一條、OA定義。

辦公自動化（OA），英文Office Automation的縮寫。它可以通過特定流程或特定環節與日常事務聯繫在一起，使公文在流轉、審批、發布等方面提高效率，實現辦公管理規範化和信息規範化，降低企業運行成本。

辦公自動化（OA）是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。不同的使用對象具有不同的功能：對企業高層領導來說，辦公自動化（OA）是決策支持系統（DSS）。它運用科學的數學模型，結合企業內部/外部的信息，為企業領導的決策提供參考和依據；對於企業中層管理者來說，辦公自動化（OA）是信息管理系統（IMS），它利用業務各環節提供的基礎「數據」，提煉出有用的管理「信息」，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；對於企業普通員工來說，辦公自動化（OA）是事務/業務處理系統。辦公自動化（OA）為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。

第二條、OA作用。

OA軟體引進國內已有二十多年，早期的OA軟體更多地是扮演一個「文秘」的角色，只進行一些基本的行政事務處理，創造的價值不大。但隨著OA軟體理論和技術的日趨成熟，OA軟體擺脫了原有的局限，協同應用開始大放光彩，凸顯出比傳統OA軟體更高層面的價值。

但與此同時，人們對OA軟體的真正價值變得更加疑惑，也存在著不少誤解：一種是過分誇大OA軟體的價值，把它當做「救世主」，認為只要引進就能完成管理模式的提升，動輒冠以流程再造、企業再造、組織變革之類的大概念，而忽略了自身的主觀能動性；另一種是過分低估OA軟體的價值，認為它就是一個提升辦公效率、節約辦公成本的工具，沒有認識到它的潛在價值，比如它節約的遠非只是紙張、電話費之類的直接成本，更是人在低效、低端、重複、內耗工作中的巨大人工成本。

這兩種理解顯然都是不合理的。事實上，作為真正的協同軟體，OA軟體創造的不僅僅是辦公方面的價值，在制度落地和文化落地上也能成為企業最得力的工具，OA系統在實際應用中可發揮出以下協同應用價值：

1、信息迅速傳達到所有目標人員。

通過在OA中發布通知、制度、新聞、辦事指南等並且設立查看許可權，所要傳達的任何信息都能迅速傳達到全球各地的移動辦公的人員、分支機構、代理商、下上游垂直管理單位等等。

2、積累大量無形資產。

單位制度、流程、專家技能、經驗知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時隨地全球員工都可以共享，積累了最寶貴的資產。

3、每個人可以迅速找到自己需要的文檔、資料。

通過在OA中管理各部門的工作結果，資料，使得部門內部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料。

4、流程得以規範、減少人為錯誤。

使用OA可以梳理組織的流程，把流程的各種規則固化下來，減少用人腦去判斷流程的流向而在複雜的流程中不可避免的錯誤。

5、流程運行速度與效率可以大大提高，減少協作工作成本。

使用OA可以輕鬆實現遠程和移動辦公，解決時間和空間的問題，實現事務處理「零響應」，實現流程在各個環節之間的零傳遞時間。

6、分析流程各環節辦理效率。