擴展名為doc的文件類型講解，doc是什麼格式的文件怎麼編輯

規範企業圖紙文檔

某項目的圖紙文檔是否分散隱匿在各用戶電腦里的眾多文件中？

在每天的工作中，是否總是要花掉了三分之二的時間花了在找文件和收發文件？

匆匆出差的你是否在為忘記拷貝某些文件而懊惱？

……

對於經常要跟文件打交道的職員和團隊，上述情況總都會遇到。因為現在的聊天軟體，基本上都有發送文件的功能，所以，大多團隊工作時，已經習慣於使用聊天工具進行文件的收發，如果文件存儲位置比較隨性，圖紙文檔因修改產生多個版本時，那麼團隊將會花大量的時間在查找和確認文件上。

現在想的是如何將公司的圖紙文檔集中規範管理，以此來打破這種低效的文件管理方式，提高員工、團隊乃至整個公司的效率呢？管理文檔已經不能停留在簡單單一文件夾存儲，要用的時候再查找了。圖紙文檔的管理要貫穿文件的整個生命周期，在保障使用安全的情況下，讓各人員能方便地使用。

首先要解決的就是「做好存儲」然後才能讓圖紙文檔「好用」才能實現「好用」的目的。

一、合理分類是高效的基礎

把我們辦公的文件都集中起來存放在共同的公司平台，進行分類存檔，按照不同的類別將文件存儲到不同的文件夾中，分類原則：

不能只是單純的屬性類型進行分類，比如「jpg」文件夾下面存儲圖片文件，「doc」文件夾下面存儲word文檔，這種基礎分類方法對於辦公來說其實是低效的。

我們可以根據文檔間彼此的聯繫和隸屬關係進行分類，比如：某某部門-某時間-某項目文件夾，另外文件夾的層次最好不要超過3層，盡量扁平化，以方便後期查找。

二、高效的根本-規範的文件命名。

沒有統一規範的命名，分類都難以完成。

相信在沒有統一命名標準時，命名會變得很隨性，即使同一個人在不同的時間段命名也會不同，為了圖方便，會選擇默認的文件名「文檔1」「文檔2」，或者胡亂敲幾個字母，先存上。這隻能得一時的方便，時間一長就逐漸會忘記文件的內容，你就必須一個個打開看裡面的內容。所以為了以後的高效查找和使用，標準命名規範是硬性條件。

辦公文檔命名規則：符合行業準則+遵循邏輯性

不同的行業，有不同的命名方式，各公司也有區別。可以參考：

時間+項目+文件類型+編號/識別號/關鍵詞。

有了這些文件屬性，方便我們記憶和確認的同時還能配合高速搜索工具實現快速查找。

三、 如何才能快速地找到目標文件？

說到找文件，現在很多的圖紙文檔管理軟體都能進行快速的查詢。

圖紙文檔管理軟體的誕生，解決我們日常辦公所面臨的各種文件操作問題，市面上已經有很多成熟的產品，彩虹EDM圖紙文檔管理軟體是在企業使用較多的，所以我以彩虹EDM為例，來講講如何提升我們的工作效率的。

彩虹EDM的功能非常人性化的，對於圖紙文檔的查找，除了按名稱、項目、文件類型、編號、關鍵詞進行外，還可以通過文件大小、尺寸、作者、創建/修改時間段等進行查找。可按設定好的屬性條件進行查找外，用戶也可自定義搜索條件。能夠大大地提高我們進行文件處理的效率。容易上手，只需要付出一定的學習時間成本，就會節省許多工作時間。

四、怎麼快速分享圖紙文件

彩虹EDM來管理我們的工作文件時，文件的存儲，搜索，分發都能在系統中快速完成。如：彩虹EDM提供便捷文件搜索和分享功能，可以幫助我們快速地找到文件，便捷的右鍵文件分享機制和收發功能，實現重要文件在公司內部的快速發送和接收，同時配備有即時通訊模塊，同事之間的圖紙文件交流傳輸也變得簡單了。我們再在也不用文件堆中找圖紙文件，找到後再複製文件到通訊工具中完成發送。

五、實現移動快速辦公

彩虹EDM把我們辦公的文件都集中起來存放管理，軟體部署在雲端伺服器時候，無論在哪辦公，只要打開彩虹EDM客戶端就可以使用系統里的圖紙文件資料，不必再使用移動U盤做複製粘貼了。再也不怕忘記帶文件情況了。給不同辦公地點或出差辦公的用戶帶來了很大的便利。同時線上即可進行工作流程辦公，特別是在外地文件審核，直接線上完成，不用特地再跑公司走人工流程。

六、文件的歷史版本的數據追溯

版本管理一直是圖紙文件管理中的一個難題，彩虹EDM能幫助記錄和管理各文件的版本信息。歷史版本可做數據參考，也可重新啟用。

另外，彩虹EDM可自定義預設文件模板，可方便用戶創建文件。而受控的圖紙文檔，可調用本地應用進行編輯（有編輯許可權的情況下），並實時存儲於軟體系統中，不必先保存在本地桌面再上傳系統。

總的來說，彩虹EDM對圖紙文件進行全生命周期管理，從圖紙文檔的收集/創建、處理/編輯修改、歸檔、發布回收到最後的銷毀，將管理和使用整合為一體，以此提高辦公效率，軟體可部署在區域網也能部署在雲端，高效辦公的利器。