Access資料庫這些功能如果你掌握了，數據從此為你所用

數據表「合計」公式的應用

我們先來打開一個「學生成績表4」，如下圖：

然後點擊「開始」選項卡下面的「合計公式」

在數據表的最後一行出現了「匯總」字樣：

你可以在匯總一行的每個欄位下選擇想要的結果

對於數字格式的欄位會有7種結果

而對於文本則只有一個「計數」結果：

下面是文本欄位：

分別對欄位班級1求「計數」

對英語求「平均分」

對語文求「最高分」

對數學求「最低分」

得到如下的結果是有21條數據

英語平均分是62.3分

語文最高分是96分

數學最低分是47分，如下圖：

數據表的「篩選」功能

從2007以後版本的Access資料庫開始兼容了Excel的一些基本操作功能

再加上本身的資料庫功能，使得它倍受青睞

你如果想在Access資料庫中，對錶實現一些簡單的「篩選」功能，可以不用寫「查詢語句」，直接用滑鼠操作即可

假如你想對下面的學生成績表進行篩選

你需要二班語、數、外成績及格的人員數據：

通常在資料庫中，你需要寫「查詢語句」來實現上述的任務

創建一個查詢，並寫上語句：

select * 
from 學生成績表 
where 班級=『二班 and 英語分數>=60 and 語文分數>=60 and 數學分數>=60

點擊紅色嘆號運行，結果如下：

可以看到，二班的學生三門課同時都及格的只有兩名學生

學號分別是17號和21號，你如果不寫查詢語句怎麼完成這個操作呢？

其實很簡單，從下面能夠看到，每個欄位名字旁邊都有一個黑色的三角號：

點擊黑色小三角：

直接選中二班，點確定：

看到了嗎，數據只有二班的了，接著點擊英語分數旁邊的黑色小三角：

界面有點不一樣了，因為它是數字格式的欄位

你不要一個一個地去選，比較麻煩

直接點擊數字篩選器，再點擊大於（實際上這是個大於等於）：

輸入60即可，然後確定，以此類推，語文和數據都這麼弄，就得到下面的結果：

這個不用寫語句，同樣可以實現

所以零基礎的小白學習Access資料庫也是相當容易的

數據表中數據的「排序」功能

你想要對下面的學生成績表，按英語分數由低到高進行排序：

如果你用查詢語句實現，你可以創建一個查詢並寫上語句：

select * 
from 學生成績表 
order by 英語分數

這裡面的order by表示由低到高進行排序：

點擊紅色嘆號運行，結果如下：

如果你想要由高到低排序怎麼辦？

SQL語句這麼寫：

select * 
from 學生成績表 
order by 英語分數 desc

只是在原來的基礎上多了一個「desc」，即為由高到低排序：

運行結果：

你除了寫查詢語句進行排序外，還可以通過簡單的滑鼠操作來實現數據的排序問題

打開學生成績表，右鍵點擊「英語分數」欄位：

可以看到，有升序和降序兩種選擇

你只需要選擇一種我們想要的排序即可，排序結果如下（由低到高排序）：

這種用滑鼠操作的排序是非常簡單的

「left」的用法

「left」在Access資料庫中表達的含義是「左截取」

也就是從左面開始截取字元，它的用法是：

left(欄位名稱，2)，表示對某個欄位進行左截取2個字元

你要對下面的「學生信息表」中的出生日期精確到月份即可，就可以用到left：

你可以創建一個查詢並寫上語句：

select *，left(出生日期，6) as csrq 
from 學生信息表

這裡面的left(出生日期，6)即為對欄位「出生日期」從左面開始取6位

關於「as csrq」表示一個別名，前面的文章已經講過：

點擊紅色嘆號運行，結果如下：

可以看到出生日期精確到月份了

從「出生日期」欄位左面取了6位,這只是一個查詢，並沒有生成真正的數據表

如果要生成真正的數據表，需要這樣：

select *,left(出生日期,6) as csrq 
into 學生信息表改 
from 學生信息表

加一個「into 學生信息表改」即可：

運行結果：

這時你的資料庫中就生成了一個實實在在的表了「學生信息表改」

「top」用法

對於下面的「學生成績表」

你只想要顯示前7行數據

在查詢語句中怎麼進行控制呢？

你可以創建一個查詢並寫上語句：

select top 7 * 
from 學生成績表

這裡面的top 7就是顯示前7行

*就是顯示所有欄位的數據：

點擊紅色嘆號運行，結果如下：

假如你只想要顯示班級，學號和英語分數這幾個欄位

應該這麼寫：

select top 7 班級,學號,英語分數 
from 學生成績表

運行結果：

「文本類型」轉換為「時間類型」

下面是學生的入學時間表

為了方便錄入數據，錄入人員在「入學時間」欄位錄入的是文本類型的數據

你怎麼才能把它轉換為真正的日期型呢？

第一步：加一個「入學時間1」欄位，類型選擇「日期/時間」型：

可以看到「入學時間1」欄位，這個欄位的類型就是「日期/時間」型的：

第二步：創建查詢，寫語句：

UPDATE 入學表
SET 入學時間1 = CDATE(LEFT(入學時間,4)&"/"&MID(入學時間,5,2)&"/"&RIGHT(入學時間,2))

CDATE函數就是將文本轉換為日期，裡面由三部分組成，每個部分用”/”隔開：

1、LEFT(入學時間,4)：表示年，用left實現，左邊截取4位

2、MID(入學時間,5,2)：表示月，用mid實現，從每5位開始截取2位

3、RIGHT(入學時間,2)：表示日，用right實現，右邊截取2位

「&」用於連接每一部分與”/”。

第三步：運行結果：

可以看到入學時間1欄位變成了日期型的

SQL查詢「不重複」數據

對於下面的「學生成績表7」，裡面有一些重複的數據

你怎麼來查詢不讓它重複呢？

你可以創建一個查詢並寫上語句：

select distinct 班級,學號,語文分數,數學分數
from 學生成績表7
order by 學號

distinct就是顯示唯一的數據值，後面接想要的欄位名稱即可

order by的作用就是按學號進行升序排序

運行，結果如下：

除了這種方法，還有一種方法同樣可以實現這種操作

SQL語句改為：

select 班級,學號,語文分數,數學分數
from 學生成績表7
group by 班級,學號,語文分數,數學分數
order by 學號

運行結果：

SQL查詢「between and」的用法

SQL查詢語句中「between and」表示條件的範圍，一般跟在where的後面

下面是「學生成績表」

你想要查詢英語分數在40分到70分之間的學生：

你可以創建一個查詢並寫上語句：

select * 
from 學生成績表 
where 英語分數 between 40 and 70」

這裡面的between…and就表示在哪個區間：

運行結果如下：

查詢語句「字元匹配」

下面是所有學生成績表：

你想要把所有姓「張」的學生的成績提出來，應該怎麼辦？

創建一個「查詢」並寫上語句：

select * 
from 學生成績表 
where 姓名 like '張*'

從查詢語句可以看出「like」可以實現字元匹配

like ‘張*’字元匹配，「*」代表通配符

你想要提取姓「張」的學生，所以「張」字開頭，後面用「*」代替後面的名字

運行結果如下：

如果，你想要把所有學生名字中帶「冰」字的學生成績提出來，應該怎麼辦？

創建一個「查詢」並寫上語句：

select * 
from 學生成績表 
where 姓名 like '*冰*'

前後都加通配符，表示「冰」字可以在名字中的任何位置

運行結果如下：

如何用not like 來提取不包含這些字的學生

看下面這個語句：

select * 
from 學生成績表 
where 姓名 not like '張*'

運行結果如下：

當然，如果想要提名字最後一個字是「玲」字和最後一個字不是「玲」字的學生成績，也很容易

SQL查詢語句【in】和【null】的用法

1、【in】的用法

下面是學生成績表：

你只要一班和二班學生成績信息，創建一個查詢

查詢語句為：

select * 
from 學生成績表 
where 班級 in('一班','二班')

【in】的用途就是把班級限制在(‘一班’,’二班’)這個集合中

下面就是集合限制的查詢語句：

當然，集合裡面是可以有多個元素的，也可以加上三班或者四班

運行結果如下：

顯示的查詢結果能夠看出，只有「一班」和「二班」的學生成績

那如果在「in」的前面加個「not」表達什麼含義呢？看下面的【not in】的用法：

查詢語句：

select * 
from 學生成績表 
where 班級 not in('一班','二班')

語句中多了一個「not」:

運行結果如下：

2、【null】的用法

從下面的學生成績表中可以看到，有些學生的班級信息漏掉了

你要把這些學生找出來

看這個查詢：

select * 
from 學生成績表 
where 班級 is null

運行結果：

那麼【is not null】就表示不為空：

select * 
from 學生成績表 
where 班級 is not null

運行結果：

用【and】進行多條件查詢實例

下面是一個「學生成績表」：

想要在學生成績表中提取一班、二班和三班學生的三科成績

這些學生英語不及格，但數學成績及格

語文分在50-70分之間，並且名字中不能包括「冰」字

創建一個查詢：

select * 
from 學生成績表 
where 班級 in('一班','二班','三班') and 姓名 not like '*冰*' and 英語分數<60 and 數學分數>=60 and (語文分數 between 50 and 70)

這個SQL查詢語句看著有點長，實際上並不複雜：

條件1，班級 in(‘一班’,’二班’,’三班’)，這個用到了「in」，表示所在的集合；

條件2，姓名 not like ‘*冰*’，這個用到了「not like」，表示不包含；

條件3，英語分數<60，這個用到了「<」，表示小於；

條件4，數學分數>=60，這個用到了「>=」，表示大於等於；

條件5，語文分數 between 50 and 70，這個用到了「between…and」，表示介於兩個數之間。

同時滿足這一個條件，最後的查詢結果是：

有9個學生滿足以上五個條件。

其實，在條件1中，你還可以這樣寫：

條件1，班級 not in(‘四班’,null)

運行的結果如下，查詢的結果也是這9個學生：

用【or】進行「並列或」的條件查詢

下面是一個「學生成績表」：

想要在學生成績表中提取一班和三班學生的三科成績

這些學生三門課只要有一門不及格就提出來

並且這些學生只能姓「張」或者姓「劉」

創建一個查詢：

select * 
from 學生成績表
where 班級 in('一班','三班') and (姓名 like '張*' or 姓名 like '劉*') and (英語分數<60 or 數學分數<60 or 語文分數<60 )

來分析一下：

條件1，班級 in(‘一班’,’三班’)，這個表示一班和三班的都提出來；

條件2，(姓名like ‘張*’ or 姓名like ‘劉*’)，這個表示姓張的或者姓劉的學生都提出來；

條件3，(英語分數<60 or 數學分數<60 or 語文分數<60 )，這個表示只要學生有一科沒及格就提出來。

以上的【or】都表示「或者」，最後的查詢結果是一共有16個學生符合條件：

你只要用括弧把大的條件分清，再用or或者and去限制小的條件，基本是不會出錯的。

用「rnd()」函數產生隨機數

下面是一個「學生成績表」

已經添加了三個欄位，都是數字格式的，用於生成三組不同類型的隨機數字

還添加了一個自動編號格式的ID欄位：

至於如何添加欄位，可以翻看以前的文章

然後創建一個查詢，並寫上SQL查詢語句：

update 學生成績表 
set 隨機數1=rnd(id)

以前講過update set的用法，它是對錶進行更新操作，也就是修改表

來分析一下隨機數字是怎麼產生的：

隨機數1=rnd(id) 表示rnd(id)產生一組0-1之間的隨機數

並放到隨機數1這個欄位

Access資料庫很特殊，這裡面用到了id欄位

它就是一個自動編號欄位，運行結果如下：

那如何產生0-100之間的隨機數字呢？請看下面的語句：

update 學生成績表 
set 隨機數2=rnd(id)*100

將rnd(id)乘以100，表示0-100之間的隨機數字，結果如下：

上面產生的隨機數都是從0開始的

那麼，如何產生兩個固定數字之間的數呢？

假如你想要50-100之間的數呢？

請看下面的語句：

update 學生成績表 
set 隨機數3=rnd(id)*50+50

rnd(id)是0-1之間

rnd(id)*50就表示0-50之間

rnd(id)*50+50就表示50-100之間

運行結果如下：

實現欄位數據的「自動計算」

下面是一個「學生成績表」

有語、數、外三科成績：

你想要加一個總分，實現欄位的自動計算

第一步：打開表，點擊設計視圖：

增加一個總分欄位，數據類型選擇「計算」：

在上面的空白處鍵入「[英語分數]+[數學分數]+[語文分數]」

所表達的含義是新增加的「總分」欄位的內容是「語數外三個欄位的和」：

點擊確定後，回到數據表視圖下

可以看到多了一個「總分」欄位，並且自動計算出了總分：

假使，你對期中的一科成績進行修改，那麼總分會自動更新結果：

可以看到英語分數修改了，總分跟著就自動計算

導入VF資料庫時出錯的處理方法

有一些VF數據表需要導入Access資料庫：

你想要把它們導入到Access資料庫

第一步：點外部數據選項卡下的其他，選擇最後一項dBASE文件：

選擇VF資料庫所在的路徑後，雙擊文件即可：

確定後，出現了下面的錯誤信息「外部表不是預期的格式」：

什麼原因呢？

這是因為Access資料庫並不識別現有的VF資料庫格式

只需要把VF資料庫另存一下，改一下格式就可以了

首先，我們把VF數據表打開，點擊文件，選擇導出：

確定後，出現下面這個界面，將默認的VF3.0格式改成下面的Dbase 格式：

確定後可以看到再次導入VF數據時，彈出了下面的界面：

說明你已經成功導入了這個表：

輕鬆實現對Access資料庫的基本設置

第一步，雙擊打開你的資料庫：

第二步，點擊「文件」選項卡，選擇「選項」：

選擇選項後，會彈出以下界面：

第三步，對常規、當前資料庫、數據表和對象設計器等四項進行設置：

1、常規：

選擇藍色後，點擊確定，可以看到資料庫的顏色變啦：

變成藍色了，你也可以選擇黑色：

2、「當前資料庫」設置：

選擇選項卡式，你的數據表可以很容易的找到：

下面這是重疊式的：

3、「數據表」設置：

你可以對數據表進行基本的設置

你選擇凸起的效果，字型大小大一點並加粗：

4、「對象設計器」設置：

你可以對默認的欄位類型和欄位大小等進行修改

原來是文本的可以設置數字的

這樣你增加一個欄位後，它的類型就自動是數字的：

總結

1、了解Access資料庫

Access是Microsoft公司推出的Office系列辦公自動化軟體的一個組件，是一個小型的資料庫管理系統。它廣泛應用於財務、行政、金融、統計、審計和科研項目等眾多領域。

2、創建Access資料庫

「開始」→「所有程序」→「Microsoft Office」 →「Microsoft Access 2010」 →啟動Access 2010：

在右下角，你可以選擇將該資料庫保存的路徑及文件名稱：

3、創建「數據表」

打開空的資料庫→創建→表

創建了名字為表1的表，你可以給它改名字

你可以直接將Excel表裡面的數據粘貼過來：

粘貼之後給你的表起個名字：

當然了，也可以導入其它格式的數據到你這個資料庫裡面

4、創建「查詢」

創建→查詢設計→單擊右鍵→SQL視圖

可以寫查詢語句了：

5、查詢分類

分兩大類：

一是選擇查詢

二是操作查詢

顯示的圖標都不太一樣，不同圖標表示不同種類的查詢，前面的文章講的很詳細。

6、常用的SQL查詢語句寫法

一是（選擇查詢）：

Select * 
from 學生成績表 
where 英語分數>=60

二是（更新查詢）：

update 學生成績表 
set 英語分數=英語分數+5

三是（生成表查詢）：

Select 學號, 數學分數 
into 數學成績表 
from 學生成績表

四是（追加查詢）：

Insert into 一班成績 
select * 
from學生成績表

五是（刪除查詢）：

delete * 
from 一班成績 
where 班級 = '二班'

7、常用的函數用法。

Access資料庫中一些常用的函數，如：avg()函數、sum()函數、count()函數、max()函數、min()函數、left()函數、cdate()函數