學會用Excel自動記錄進度

原文標題：《1 分鐘！學會用 Excel 自動記錄進度，告別手動低效！》

最近隔壁的小王接到了一項任務，需要統計 2019 年至今的項目完成情況，為是否要繼續開發新項目做評估，比如直播帶貨…… 以下是部分表格：

要求是：

❶ 已完成的項目輸入「OK」，單元格標記為黃色；

❷ 將已完成的項目標灰；

❸ 給已到期未完成的項目標記為逾期，並計算逾期天數。

如果覺得文字描述不夠直觀，可以看看這張圖 ↓↓↓

好了，要求都看懂了吧！

接下來，我們來幫他想想，該怎樣完成這項任務~

排除手動，用自動標記，我們要做高效職場人！

那麼，該如何操作呢？繼續往下看，答案馬上揭曉~

01、自動標記單元格顏色

這個操作，懂點 Excel 的同學應該都知道怎麼做！

不信，來看看！

❶ 選擇 E 列；

❷ 在【開始 】選項卡下找到【條件格式 】-【突出顯示單元格規則 】-【等於 】；

❸ 在彈出的對話框中輸入公式：

="OK"

❹ 填充顏色！

是不是都學會了？

接下來，我們來看看如何自動標記整行顏色：

02、自動標記整行顏色

要實現這一操作，要用的方法，和自動標記單元格顏色有些相似，都要使用【條件格式 】功能。

不同的是，這裡需要【使用公式確定要設置格式的單元格 】，不過不會用到公式，超級簡單！小白也可以輕鬆做到！

一起來看具體操作步驟吧！

❶ 選中 A1:G20 單元格區域；

❷ 在【開始 】選項卡找到【條件格式 】-【新建規則 】；

❸ 在彈出的窗口中，選擇【使用公式確定要設置格式的單元格 】，並在下面的對話框裡面輸入公式：

=$E1="OK"

❹ 像上文一樣，設置「格式」-【確定 】；

❺ 調整一下【條件格式 】的規則順序，將「自動標記單元格顏色」的規則放上面。

選中 A1:G20 區域，單擊【條件格式 】-【管理規則 】；

在「條件格式規則管理器」中選擇「單元格值」，點一下朝上的箭頭，確定！結果如下圖：

設置完成，我們來看看效果圖：

03、自動標記逾期計算逾期天數

接下來，需要完成第 3 點要求：自動標記逾期，並計算逾期天數。

這裡需要用到兩個比較簡單常見的函數：IF 函數和 TODAY 函數。

首先，我們先來算下「逾期天數」；然後，根據逾期天數和是否「OK」來判斷是否「逾期」。

👉 操作步驟：

❶ 選中 G2 單元格，輸入以下公式，下拉填充：

=IF(E2="OK,"",TODAY()-D2)

👉 公式含義：

如果 E2 單元格中標有「OK」，則當前單元格為空；否則，返回今天和 D2 單元格之間的天數差。

其中，如果為負數，就是指任務還未到期。

PS：「開始日期」和「截止日期」必須是標準日期格式。

❷ 選中 F2 單元格，輸入以下公式，下拉填充：

=IF (AND (G2>0,E2<>"OK"),"逾期","")

公式含義：如果 G2 單元格不為空並且 E2 單元格沒標「OK」，就顯示「逾期」，否則顯示為「空」。

到這裡，我們就全部設置成功了！

總結一下

我們來回顧一下，本文一共講了 3 個小技巧：

❶ 自動標記單元格顏色；

❷ 自動標記整行顏色；

❸ 自動標記逾期，計算逾期天數。

PS：以上 3 個小技巧也可以拆分來用哦~

本文來自微信公眾號：秋葉 Excel （ID：excel100），作者：機智的秋小 E，編輯：竺蘭