9個Word技巧

Microsoft Word提供了許多在創建或編輯文檔時節省時間的方法。從快捷方式和模板到自動更正和加載項，讓我們看看在使用Microsoft Word時可以加快工作流程的一些技巧。

學習快捷方式

與任何其他計算機程序一樣，Word有許多快捷方式，允許你在不打開菜單的情況下快速執行常見操作。快捷鍵減少了鼠標點擊次數，這可以顯著提高你的速度。

以下是你需要學習的一些最受歡迎的Microsoft Word快捷方式：

Microsoft Word有更多的快捷方式來幫助編輯、導航、格式化和插入內容。

創建自己的模板

你是否經常創建具有相同樣式、格式、設計和布局的文檔？通過將它們轉化為模板，你可以節省大量時間。

為此，打開要另存為模板的文檔，然後單擊“文件>保存副本”。在右側，為文檔命名，將下拉列表設置為“Word Template（*.dotx）”，然後單擊“保存”按鈕。

創建新Word文檔時，你可以像選擇其他模板一樣選擇自定義模板。只需選擇“個人”選項卡並單擊模板——它將在Word中作為新文檔打開。

使用智能查找

當你需要word文檔中單詞或短語的信息時，無需切換應用程序。你可以使用智能查找來搜索你需要知道的內容。

為此，突出顯示一個單詞或短語，右鍵單擊它，然後單擊菜單中的“搜索單詞/短語”。

右側將出現一個包含搜索結果的面板，使你可以更深入地挖掘你搜索的內容。

學習使用格式刷

如果你想將格式從一個部分應用到另一個部分，你不必從頭開始重新創建它。格式刷可以通過在需要的地方複製和粘貼來節省你很多時間。

要使用它，請將光標放在要複製的格式的文本上。然後，選擇“主頁”選項卡，單擊功能區剪貼板組中的“格式刷”按鈕（畫筆圖標）。你會注意到，光標旁邊將有一個畫筆圖標。

接下來，突出顯示要應用格式的文本，僅此而已。但是，當你應用格式時，格式刷將處於非活動狀態。這意味着你需要重複這些步驟才能再次複製和粘貼格式。

如果你想讓格式刷保持活動狀態，允許你將格式應用於多個部分，雙擊“格式刷”按鈕，而不是單擊它。

啟用導航窗格

Microsoft Word中的導航窗格提供了文檔的概述。這允許你快速跳轉到各個部分並在文檔中搜索。你還可以通過將標題拖動到不同位置來重新組織窗格中的標題。

要啟用導航窗格，請選擇“視圖”選項卡，並在功能區的“顯示”組中勾選“導航窗格”複選框。

導航窗格將出現在左側，供你使用。

使用自動更正創建自定義快捷方式

自動更正可以在你鍵入時輕鬆更正大多數拼寫錯誤的單詞。但它也可以幫助你為常用單詞、短語和符號創建自定義快捷方式。例如，如果你經常使用em破折號（–），你可以這樣做，每當你鍵入兩個連字符（–）時，自動更正都會用它替換它們。

為此，請前往“文件>選項>校對”，然後單擊“自動更正選項”按鈕。

在“自動更正”選項卡中，確保選中“鍵入時自動替換”複選框。在“替換”下的文本框中，輸入要替換的單詞、短語或符號。在“與”下的文本框中，輸入替換它的快捷方式。然後，單擊“添加”按鈕將其包含在自動更正列表中。

單擊“確定”關閉對話框。從現在開始，當你鍵入該快捷方式時，自動更正將相應地替換它。

安裝加載項

在Microsoft Word中安裝加載項可以添加新功能，簡化工作流程或自動化重複任務。要在Microsoft Word中安裝外接程序，請選擇“開始”選項卡，然後單擊功能區“加載項”組中的“加載項”按鈕。

在彈出窗口中搜索所需的加載項，然後在列表中顯示時單擊其旁邊的“添加”按鈕。

如果你想探索適用於Microsoft Word的加載項，請單擊彈出窗口右下角的“更多加載項”按鈕。這將打開商店，你可以在那裡按類別或使用過濾器搜索插件。

使用實時協作

如果你想與其他人一起處理Word文檔，你不再需要向他們發送副本，並在他們編輯後手動將更改合併到主文檔中。你可以使用OneDrive進行實時協作（前提是每個人都有Microsoft帳戶）。如果他們沒有，他們可以在微軟網站上輕鬆創建一個。

首先，你需要在Word中登錄你的Microsoft帳戶。為此，請單擊屏幕右上角的“登錄”，然後按照提示登錄。

要將某人添加到文檔中，請單擊右上角的“共享”按鈕，然後在菜單中再次單擊“共享”。

選擇要將文件上載到的OneDrive帳戶，為文檔命名，然後單擊“確定”按鈕。

在對話框中，輸入合作者的電子郵件地址，然後單擊“發送”按鈕。

隨時隨地使用Word移動應用程序

你不再需要訪問計算機來創建和編輯Microsoft Word文檔。你可以在任何地方輕鬆下載移動應用程序。如果你將文檔保存在OneDrive上，則可以在應用程序上 訪問它，你所做的更改將自動同步，使你可以在返回桌面版本時從停止的地方繼續。

你可以分別從Google Play和app Store下載適用於Android和iOS的Microsoft Word應用程序。

Microsoft Word還有許多節省時間的提示，我們不可能將它們全部放在一個指南中。例如，你還可以自定義快速訪問工具欄，將常用命令放在觸手可及的地方。

此外，如果你想顯著加快寫作速度，可以考慮將Copilot Pro添加到Microsoft Word中。這種人工智能可以幫助你快速編寫、重寫和總結文檔，從而顯著提高你的工作流程和生產力。