圖示excel製表技巧「excel生成通訊錄格式」

工作中常遇到要將大量的電話號碼存在自己的手機中，這裡的大量號碼是指幾百個，甚至更多。

我們首先想到的這些聯繫人可能是某部門、某單位。可以待自己需要聯繫這個部門、單位，這個人的時候，才把號碼存到手機中。這是人們常常運用的“化整體為部分”的思維，但是起到了“化繁為簡”的作用了嗎？沒有！因為還是自己把所有聯繫人電話號碼一個個手動存入到手機中。

“既要質量，又要效率”是工作的原則，是工作的需要，更是工作的意義，質量和效率不是矛盾的。Excel提高了工作效率，邏輯運算的特性幫助我們在工作上節省更多的時間。

本文以“Excel聯繫人批量導入手機”為例來解讀如何高效運用Excel技術。

註：1.操作系統win10，軟件wps，手機Android；

2.所有圖示內容為演示數據；

3.批量導入原理是把Excel格式轉化為csv或vcf格式導入手機通訊錄（演示手機只支持vcf格式，多了一步csv格式轉vcf格式）。

一、規範的Excel數據源

1.要獲得Excel的高效，需要規範的Excel數據源；

2.Excel數據源和報表式（呈現式）電子錶不同，報表式電子錶兼顧美觀，但Excel數據源則不同；

3.Excel數據源盡量避免使用合併單元格；

4.Excel數據源每一個字段為一列，把相同屬性數據放到一個字段下；

5.越規範的數據源，輸入的函數越簡潔，數據透視表、power query不受干擾。

二、聯繫人Excel原始表規範為標準數據源

1.數據表格中存在大量的合併單位格；

顏色標註單元格為合併單元格，不利於函數公式應用

2.職務字段沒有單獨列出來；

姓名應該單獨拆為一列，“董事長、總經理”單獨拆為職務字段

3.姓名、聯繫電話字段沒有在同一列，而是分別在4列中。

三、將Excel聯繫人轉化為規範的數據源

1.對原表進行修改，去合併單元格，把相同內容批量填充到空表單位格；

把有合併單元格的填充為相同的內容

2.將職務字段單獨拆開成四列，與原表中四列姓名、聯繫電話對應；

原表有四列姓名，對應把職務在姓名後面拆為四列

3.將公司、姓名、職務、聯繫電話字段分別放在同一列；

建立新工作表，提取公司使用函數=INDIRECT(“Sheet2!R”&CEILING((ROW()+8)/5,1)&”C”&ROW(A2),)。

提取姓名、職務、聯繫電話使用函數=INDIRECT(“Sheet2!R”&CEILING((ROW()+8)/5,1)&”C”&COLUMN(C3)+MOD(ROW()+2,5)*3,)。

4.將公司、姓名、職務合併為一列，電話號碼單獨一列。

四、批量導入聯繫人電話

1.將規範後的Excel文件保存為.csv格式，文件名new.csv；

新建表只保留合併的姓名列和聯繫電話列，然後保存.csv格式

2.將new.csv轉化為new.vcf格式；

利用電子郵箱把csv格式轉化為vcf格式

3.在手機中從new.vcf文件批量導入聯繫人電話。