圖解excel下拉菜單應用技巧「excel多級下拉菜單怎麼設置」

一個街道經常管轄着許多社區，每個社區又包含多個小區，數據錄入時就需要輸入社區、小區名稱。由於沒有準備規範的數據名稱，對於同一小區，不同統計員會錄入不同名稱，比如下表中的“燕沙·後（東潤楓景）”小區，有人記成“燕沙”，有人則記成“東潤楓景”（圖1）。這樣數據給後期匯總、歸類帶來極大的不便，現在我們可以藉助Excel（本文以2016版為例）函數打造多級聯動菜單，這樣用戶只需選擇性輸入即可，從而確保數據字段名稱的統一性。

圖1 示例數據

從上面的數據可以看到，這裡主要有三級地址，分別是“街道辦”、“社區”和“小區”，每個上級分別包含不同數目的下級，要實現數據選擇性的輸入，這裡我們就要將不同級別的數據分別對應。比如在選擇羅星街道香梨社區時，選擇的列表就是B列的內容，效果和我們平常網購時選擇地址類似。

首先建立一級數據，這裡的一級數據是街道辦名稱。新建一個工作表，按提示在單元格F2及F3處輸入街道辦的名稱，接着定位到A2單元格，點擊“數據→數據驗證”，在“允許”項選擇“序列”，在來源處選擇“=$F$2:$F$3”，將A2單元格下拉進行填充（圖2）。

圖2 一級數據驗證

這樣A列數據輸入只能從F2:F3單元格中進行選擇，這是一級菜單的內容。如果要添加其他內容，只要在序列中增加內容即可（圖3）。

圖3 數據驗證後選擇性輸入一級菜單內容

接下來對二級菜單進行設置，這裡的二級菜單對應的是各個社區。因為每個街道辦管轄的是不同社區，這樣二級菜單就要和相應的一級菜單對應。二級菜單的設定可以使用INDIRECT函數進行動態引用。

定位到單元格G5和H5，分別輸入“羅星街道辦”和“角美街道辦”，為了方便引用，這裡輸入的名稱一定要和一級菜單名稱一致。選中G2:H5區域，切換到菜單欄點擊“公式→名稱管理器→根據所選內容創建”，在彈出的窗口中勾選“首行”，分別創建名為“羅星街道辦”和“角美街道辦”的兩個新名稱（圖4）。

圖4 創建名稱

這裡需要注意的是，因為每個一級菜單（街道辦）包含的下級菜單數目可能不同，比如上述例子中，羅星街道辦管轄社區是3個，另一個街道辦則只有2個，這樣我們還需要在名稱管理器中進行設置。打開名稱管理器，選中“角美街道辦”，將引用位置更改為“=Sheet2!$H$3:$H$4”，因為它的上一級角美街道辦只管轄兩個社區（圖5）。

圖5 編輯名稱

定位到B2單元格，同上打開數據驗證設置，“允許”項選擇“序列”，在來源處輸入“=INDIRECT($A2)”，這裡B2單元格的輸入使用INDIRECT函數進行引用（圖6）。

圖6 INDIRECT函數設置

在INDIRECT函數中，這裡“($A2)”表示的是對行的相對引用。表示在B2單元格的輸入是引用A2的內容，這樣在A2（一級菜單）選擇不同的內容時，B2的序列會顯現對應的二級菜單的內容，從而實現動態引用，按提示下拉填充（圖7）。

圖7 動態引用一級菜單

三級菜單設置類似，先在I2:M2單元格依次輸入“香梨社區、角礫社區、黃雙社區、黃山社區、合和社區”，然後同上根據內容創建名稱，在數據驗證中來源處輸入“=INDIRECT($B2)”，這樣C2單元格的輸入使用INDIRECT函數動態引用B2的內容進行輸入。現在我們在B2選擇不同社區，C2會同步顯示對應社區下的小區名稱（圖8）。

圖8 動態引用二級菜單

以後在輸入統計表名稱的時候，數據錄入只能在下拉列表中選擇預置好的標準數據，從而有效確保了數據的統一。為了表格的簡潔，還可以選中F1:M18數據，右擊選擇“隱藏”將其隱藏，或者直接在另一個工作表中輸入預先準備的數據，並將工作表設置為“只讀”、“隱藏”，這樣可以更方便數據錄入操作（圖9）。同理，四級、五級（甚至更多級）菜單的設置可依照上述方法進行，對於需要動態引用上一級菜單的輸入，只要先根據上一級菜單內容建立對應的名稱，最後再使用INDIRECT進行引用即可。