開源軟件的擁護者往往認為這是降低成本的關鍵，而對專門的解決方案，比如微軟Windows操作系統和Office辦公套件，則表示成本昂貴。因此，有不少大大小小的組織開始使用開源軟件，希望節省成本，然而開源並不代表便宜。
根據外媒ZDNet報道，2011年意大利佩薩羅當地政府為了削減Office開支，轉而支持OpenOffice，並培訓工作人員使用新的替代品。
但是在2014年，佩薩羅市政府感覺是受夠了，OpenOffice的部署成本遠遠高於預期，該城市IT首席官Stefano Bruscoli，OpenOffice解決方案有“很多顯著和不可預料的成本花費”。
“我們在使用特定功能時遇到障礙。更重要的是，由於不能替代Access和Excel部分功能（比如大量的宏文件處理），我們決定必須保留混合系統解決方案，同時使用。這種混合真是糟糕透了。”
Bruscoli還稱，數以百計的工作人員需要每天花費15分鐘來解決OpenOffice和微軟Office之間的文檔兼容問題，導致每年數以千計的工作小時被浪費。
作為採取的對策，佩薩羅當局決定放棄開源軟件，重新換回Office。根據報道，這將節省80%的IT開銷費用，不僅包括部署，還包括技術支持、培訓以及軟件本身成本。
使用OpenOffice每位用戶的花費成本為530歐元，為期5年；使用Office 365，每年成本降低到197.49歐元。該報告還指出，如果使用Yammer和Skype for Business，電話和商務旅行方面的開支也會大幅減少，每位用戶總成本將下降到111.98歐元——相比OpenOffice可以省下80%開支。
當然，這個個例並不能證明開源軟件解決方案完全不值得考慮。實際上，世界上也有很多成功的案例，但是它確實證明，切換到開源軟件並不能保證花費會減少。對於一些組織，從長遠來看，使用Office 365解決方案更合適。
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