固定資產採購審批流程「固定資產採購管理辦法」

第1條 為對企業固定資產的購置進行有效管理，降低購置成本，特制定本制度。

第2條 本制度適用於企業所需機械設備的購置以及購建工程等。

第3條 編製固定資產採購計劃與預算。

1．固定資產使用部門根據實際需要，編製本部門的固定資產年度採購計劃，填制《固定資產新增計劃表》以及部門的《固定資產購置預算表》。在經由部門負責人審核批准後，報資產管理部匯總。

2．資產管理部固定資產管理員對各部門上報的《固定資產新增計劃表》和《固定資產購置預算表》進行審核匯總，並據此編製企業的《固定資產購置預算表》，報財務部批準備案。

3．固定資產管理員審核內容包括以下幾個方面。

（1）購置的原因。

（2）擬購入時間。

（3）擬購入數量。

（4）對於是由於現有固定資產折舊年限已到需新增的，應審核其相應的購入時間和實際折舊年限。

4．《固定資產新增計劃表》和《固定資產購置預算表》在經由資產管理部經理審核簽字後，交財務部。

5．財務部審閱並核對下一年度的固定資產採購計劃，由財務總監簽字確認後，上交董事會審批，形成正式的下一年度《固定資產購置預算表》和《固定資產新增計劃表》，並在財務部和資產管理部歸檔保存。

6．企業各部門根據正式的固定資產購置計划進行固定資產購置申請。

第4條 購置申請。

1．根據年度固定資產新增計劃以及實際的使用需要，各部門詳細填列《固定資產採購申請表》，提出固定資產購置申請。

2．申請表填制內容主要包括：固定資產名稱、規格、型號、預算金額、主要製造廠商以及購置原因等。

3．《固定資產採購申請表》由各部門購置申請人，報部門負責人審核簽字。若屬計劃外採購，還需遞交《計劃外固定資產購置說明》，對計劃外購置的原因進行詳細說明。

第5條 審核審批。

1．資產管理部固定資產管理員對使用部門提交的購置申請表進行審核。

2．審核的內容包括：購置金額大小，購置申請是否經由部門負責人合理審批，是否屬於計劃內購置等。

3．固定資產管理員審核後交資產管理部經理簽字確認，然後交財務部審核，財務總監和總裁按權限進行審批。

第6條 採購。

1．採購部根據批准的固定資產採購申請表進行採購，根據申請受理時間，對採購申請單連續編號。

2．採購過程中應注意以下6點。

（1）固定資產購置應堅持多方詢價（不少於三方）的原則，保證資產購置價格的合理性。

（2）單批購置固定資產金額達到××萬元以上採用公開招標採購，招標文件和成交合同交財務部備案。

（3）對不宜招投標的，應當進行市場調查和多渠道詢價，然後確定供貨商。

（4）採購人員在進行供貨商的選擇時，應着重考慮供貨商的資質、能力、信譽以及質量保證體系；同時，根據供貨廠商的報價函及其他書面資料填寫《固定資產供貨商綜合評估表》，書面記錄選擇過程，並根據價格、品質、交貨期、付款條件、廠商信譽以及歷史使用情況等選擇出最優者。

（5）在確定供貨商或者承包商後，由採購人員或有關負責人在授權的範圍內與之簽訂合同。

（6）合同應該明確規定購置固定資產的型號、性能、價格、質量要求、交貨期限、結算方式等，或者土建工程的結構、面積、工期、造價、質量標準等。

第7條 驗收。

採購部門接到供應商發來的機械設備，或者承包商發來的“竣工驗收通知單”後，通知資產管理部組織驗收。

1．工程部和使用部門一起對購置的機械設備等固定資產進行驗收，並開具驗收報告和驗收單。

2．大型設備和土建工程項目驗收。

（1）成立驗收委員會，驗收委員會由企業工程部、質檢部門、使用部門、財務部組成，並邀請銀行、城建、環保、土管、消防等機關參加，必要時可以聘請中介機構和相關專家參與。

（2）檢查驗收符合質量標準者，填制驗收合格的書面文件和“付款通知書”，通知財務部門結算價款。

第8條 移交。

1．固定資產驗收合格後，由資產管理部移交使用部門投入使用。

2．資產管理部開具一式三聯的固定資產調撥單，經資產管理部門和使用部門雙方簽字後，一聯由資產管理部留存，一聯交使用單位作為填制固定資產登記卡的依據，第三聯交財務部門辦理入賬手續。

第9條 結算付款。

財務部門審查驗收合格文件、付款通知書、供貨或承包合同、賬單、發票，審查無誤後，由固定資產會計開具付款憑證，出納與供應商或承包商辦理結算付款。

第10條 安裝。

1．需要安裝的固定資產，由固定資產使用部門填制固定資產領用單，經總裁批准後領出。

2．購置合同中規定供應商負責安裝的，工程部協助供應商進行安裝；供應商不負責安裝的，由工程部負責安裝、調試，安裝調試合格後投入使用。同時將設備“領用單”送財務部門記賬。

第11條 記賬。

1．固定資產會計應當核對原始憑證與記賬憑證是否相符，根據原始憑證和記賬憑證及時登記固定資產明細賬、固定資產登記簿和開設固定資產登記卡。

2．登記完畢後應在記賬憑證上簽名或蓋章，並與原始憑證一併轉交總賬會計登記總分類賬。

3．總賬會計人員應當審查記賬憑證的對應關係是否合規，借、貸方金額是否一致。

4．根據記賬憑證直接或者匯總登記總分類賬。登記或匯總完畢，並在記賬憑證上簽名或蓋章，將憑證歸檔保管。