詳解給文檔加密設置密碼「word文檔怎麼設置密碼保護」

WPS的基本操作（WPS的版本 2016版）

一，新建文檔

二，保存文檔

三，打開和關閉文檔

四，選擇文本

五，複製與粘貼文本

六，刪除和移動文本

七，為文檔設置密碼

八，刪除文檔中隱藏數據和個人信息（文檔檢查器）

九，拼寫和語法檢查

十，打印文檔

一，新建文檔

有兩種方式可以創建一個新文檔：

（1）使用“文件”–>“新建” : 可以創建一個空白文檔

（2）使用“文件”–>“在本機上的模板”：可以根據已有模板文件創建新文檔，比如錄用通知單。

重點說說關於WPS的模板文件：

1. 如何自定義一個模板文件

第一步：在“文件”–>“在本級上的模板”中，可以自定義，修改和使用一個模板文件

第二步：文件保存時的，文件類型選擇為：WPS文字模板文件.wpt

第三步：選擇”本機上的模板”，即可在“常規”中看到該模板。

注意：你可以把一個模板文件直接保存為文件路徑：C:\Users\liziwen\AppData\Roaming\kingsoft\office6\templates\wps\zh_CN。新模板文件會在常規中顯示。

小技巧：

1.打開剛才文檔保存的文件夾，將原來的模版Normal.wpt進行備份，然後把新建的模版重命名為Normal.wpt即可。這樣新建WPS文字就會帶上設置的模版了。

2.刪除模板文件，在WPS中可以在同上（C:\Users\liziwen\AppData\Roaming\kingsoft\office6\templates\wps\zh_CN）的路徑中刪除

二，保存文檔

在使用Word製作文檔時，為了減少因計算機死機，斷電等突髮狀況造成文檔內容的丟失，在編輯過程中一定要經常進行保存文檔的操作，不能只在文檔編輯結束時才將其保存。

1.手動保存

(1)“保存”按鈕或Ctrl+S，在原文件上進行保存。

(2)“另存為”按鈕，保存為一個新文件。

注意：可以修改文件和模板文件的默認保存路徑

路徑：工具–>選項–>文件位置

2.自動保存文檔

定期手動保存文檔時保護用戶工作成果的最可靠方式，但有時在用戶保存對文檔所做的更改之前，word程序會意外關閉。為了在word程序意外關閉時保護用戶所做的工作，將損失降到最小，Word提供了自動保存功能。自動保存時指Word會按照用戶設置的時間間隔自動保存文檔。

路徑：工具–>選項–>備份位置

可以設置備份文件的路徑，時間間隔，啟動或關閉自動備份功能。

三，打開和關閉文檔

1.打開文檔的方法：

（1）單擊快速訪問工具欄中的“打開”命令

（2）單擊“文件”選項卡，單擊“打開”命令

（3）快捷鍵Ctrl+O

（4）打開“最近所用文件”

2.關閉文檔的方法：

(1)”關閉”命令

(2)窗口控制按鈕“關閉”

(3)快捷鍵Alt+F4

(4)“退出”命令

四.選擇文本

熟練掌握選擇文本的方法，將有擇文本的方法，將有助於提高工作效率

1.拖動鼠標選擇文本

2.選擇一個單詞: 在該單詞任意位置進行雙擊選中。

3.選擇一個句子: Ctrl+該句子任意位置單擊。

4.選擇一行：該行左側的空白處，點擊

5.選擇一個段落： Ctrl+三擊，在該段落任意處

6.選擇不相鄰的多段文本：Ctrl + 連續選擇

7.選擇垂直文本

先按住鍵盤上的Alt鍵，然後再拖動鼠標選擇

8.選擇文本塊

光標指在開始處，按住shift鍵不松，光標在結尾處單擊

9.選擇整個文檔

10.使用鍵盤選擇文本

五，複製與粘貼文本

1.使用Word命令實現複製與粘貼

(1)複製可以把office各種內容包括PPT中的內容，放到Office的剪切板。

(2)Office剪切板最多保留24個複製內容，超過24個，錄入第25個內容，會自動刪除第一個

(3)使用word中”粘貼”中命令會複製的是系統剪切板的內容，而不是office的剪切板中的內容。

2.選擇性粘貼

選擇性粘貼只複製內容，不複製格式，選擇無格式文本，避免受到格式的影響。

還可以把內容將其變成圖片粘貼進去。

（1）製作附件

（2）把內容選中進行複製，然後“選擇性粘貼”中“粘貼鏈接”，粘貼形式為WPS文字文件對象。

（3）把內容選中進行複製，然後“選擇性粘貼”中“粘貼鏈接”，粘貼形式為無格式文本。這是一個快捷方式的展現，在原文檔中進行修改，該快捷方式粘貼內容隨之改變。

（4）

3.使用快捷鍵實現複製和粘貼

(1)複製 Ctrl+C

(2)粘貼 Ctrl+V

4.格式刷

(1)單擊，只能複製一次

(2)雙擊，可多次複製

六，刪除和移動文本

1.刪除

(1)Backspace 刪除光標左邊的一個字符

(2)Delete 刪除光標右邊的一個字符，刪除大段文本

2.移動

移動就是將選中的文本從一個位置移動另一個位置

剪切 Ctrl+X

粘貼 Ctrl+V

七，為文檔設置密碼

（1）Word為了保護文檔提供幾種保護方式:

Office里是標記為最終狀態，用密碼進行加密，限制編輯，按人員限制權限，添加數字簽名。

（2）最常用的是密碼進行加密。

（3）若要創建更強和更複雜的密碼，請使用長度至少為七個字符並且至少包含下列四組字符的密碼

大寫字母（A到Z），小寫字母（a到z）,數字（0到9），非字母字符（例如：！￥#或%）

（4）密碼丟失，word無法恢復文檔數據

（5）取消和編輯密碼

八,刪除文檔中的隱藏數據和個人信息

在工作中，如果我們計劃與其他人共享Word文檔的電子副本，最好先檢查一下該文檔是否包含隱藏數據或個人信息。這些信息可能存儲在文檔本身或文檔屬性中。由於這些隱藏信息可能會泄露我們不希望公開共享的有關組織或文檔本身的詳細信息。因此在與其他人共享文檔之前需要先刪除這些隱藏信息。在word中，可以使用“文檔檢查器”來幫助查找並刪除文檔中的隱藏數據和個人信息。

注意：最後對原始文檔的副本使用“文檔檢查器”，因為“文檔檢查器”刪除的數據有時候可能無法恢復。

附註1：Wps沒有文檔檢查器

九，拼寫和語法檢查

在編輯文檔時，很難保證輸入內容的拼寫和語法都完全正確。Word中的拼寫和語法檢查功能，可對文檔中字句的拼寫和語法進行檢查，在其認為有錯誤的字句下面自動加上波浪線，從而起到提醒作用。

紅色波浪線：代表拼寫錯誤

藍色波浪線：代表上下文拼寫錯誤，使用不合適的單詞時會出現

綠色波浪線：代表語法錯誤

附註：可以單擊顏色波浪線，會彈出提示更正的信息。

(1)自動檢查拼寫和語法

Word程序默認會在用戶輸入內容時自動檢查可能存在的拼寫和語法錯誤並更正，這樣無需執行任何操作即可在工作時顯示錯誤。

(2)關閉自動拼寫和語法檢查

如果不希望Word在編輯文檔時使用波浪線標記可能存在的錯誤，可關閉自動拼寫和語法檢查。