outlook2016數據文件設置「outlook2016使用教程技巧」

公司的兩大牛B系統，Peopleready和Speed相繼開通郵箱功能，Outlook中的信件猛增，這是極好的事情，讓更多的信息能夠及時的分享，但也出現了同事們的困惑，那麼多郵件應該如何管理？

分享自己的幾個Outlook經驗和方法，介紹給大家..

1.開啟“對話”功能：

在Outlook2010開始，微軟增加了海量郵件管理的功能，就是對話功能，位置如下圖：

強烈大家打上勾，這樣郵件的發送和回復就很清楚，在業務上進行跟蹤就很方便，在MailList的顯示中，如下圖：

單擊或雙擊三角箭頭，就會展開郵件的發送和回復功能，簡單的講，就是方便知道某一個郵件和另外的郵件“有染”。

2.制定分類規則

將Peopleready和Speed的郵件自動放入對應的文件夾，效果如下：

方法也很簡單：首先建兩個文件夾

然後建立規則：

對應發件人的地址，放入對應文件夾即可。

需要知道的是：Outlook的規則分為兩類，一種為服務器規則，即規則訂好後，會自動同步到服務器上面，就算系統崩潰重新安裝配置Outlook，文件分類和規則依然存在。還有一種為客戶端規則，也就是說一旦重裝，這類規則需要自己重新創建。

比如上圖中的，我設定了一個只要抄送給我的郵件都是藍色標記。

三個規則同時生效，就會產生下圖的效果：

還需要知道的是：規則只在創建後生效，也就是說之前的已經從peopleready和Speed發來過的郵件是不會分類到文件夾中，只有創建規則後，發來的郵件系統才會歸類。

那我就是想看所有的peopleready或Speed的郵件怎麼辦？那就是看第三招

3.創建搜索文件夾

先給大家看效果：

創建了一個叫peopleready的搜索文件夾，一點，右側就是全部的peopleready郵件，保證是最全的。當然這個功能需要計算機夠快，如果郵件很多，搜索可能會比較慢。

當然你活用設置很多搜索文件夾，比如我創建了一個我的頭的搜索文件夾Marco OU，他發我的郵件就全部在裡面。

比如創建一個每周一技的文件夾，當然條件就是郵件主題包含“每周一技”四個字。

簡單的理解搜索文件夾就是創建一個臨時索引，實現動態郵件歸類，個人感覺比規則好，也推薦大家。

搜索文件夾創建方法如下：

以上三個方法，可以有效管理郵箱列表和內容…

4.郵件列表顏色標記功能

前些日子，有同事問我，如何一看郵件列表就知道那封信是誰寄來的，其實就是所謂的顏色標記功能，比如我的頭Marco OU發來的郵件就是紅色，如何設置的呢？很多同事都在規則裡面去找，其實不是。

先給大家看一下效果：

看Maillist…都是紅色的。怎麼實現..告訴大家：

利用郵件的視圖設置功能，步驟如下：

下圖點擊“條件格式”

添加一個Marco的條件..點擊“條件進入”：

設置好你的條件。是不是很簡單。。

靈活使用視圖設置功能會提高你郵件的管理效率。如果你條件弄亂了怎麼辦？沒事，重置一下就好，不會破壞郵件內容。