在平日工作中，會用到很多不同的軟件，像釘釘、微信、企業微信、雲盤等等，使用的目的都是為了提高工作效率，但是這些“加速器”，有的時候卻顯得很累贅，反而拖慢了工作進度。相信你在使用這些軟件的過程中一定遇到過這些問題：

1、問題一：釘釘上群組多難查找，每天找人找群找項目只能“搜索”，耗時費力

2、問題二：記得在某個釘釘群里看到了一條重要的消息，但是後來再找怎麼都找不到了，在搜索里輸入關鍵詞也沒找到

3、問題三：手機內存清理後，微信聊天中文件、圖片、視頻全部過期，想用用不了

其實出現這些問題的原因，都是因為沒有掌握清楚辦公軟件的使用！辦公平台有很多便捷的功能和應用技巧，這些軟件遠比你想象的強大，不會用=沒用。不是平台設計有問題，而是你沒有正確使用。

那如何使用這些辦公軟件能幫助我們提高工作效率呢？今天從以下兩個方面進行分享：

• 釘釘常用快捷操作
• 微信收藏功能操作

一、釘釘常用快捷操作

1、專註模式——提高溝通效率利器

作用：對聊天窗口進行管理；減輕溝通消息過載的煩惱；提高工作溝通效率

（1）打開方式

電腦端：頭像-系統設置-效率套件-專註模式

移動端：設置-效率套件-專註模式

（2）分組方法

①按照項目分：如果同時參與很多項目，那就把跟每個項目相關的群+人，添加到對應分組裡面；

②按照部門分：運營、研發、市場、教學等等。

（3）分組的排序方法

分組排序遵循三個原則：

①重要程度：該分組屬於重要項目，需要時刻關注；

②緊急程度：該分組不屬於重要項目，但是近期需要給結果；

③持續時間：長期項目，排名更靠前一些。

（4）置頂功能

釘釘分組中，默認設置了置頂功能，這裡主要放一些常用且重要的人和群，也就是重要的事情。

2、在線編輯——多人協同編輯神器

作用：所有人可見、多人同時編輯、自動保存。

比如教學主管需要統計團隊中每位老師的帶課量，就可以利用“在線編輯”功能。只需要將模板文檔發送到群內，在規定時間內大家在一個文檔中編輯，你最後只需要下載最新的文檔即可，這裡面就包含了所有人的帶課信息。

3、培訓類——線上辦公溝通交流工具

工作過程中可能會有很多培訓，有的是線下，有的是線上，釘釘上提供兩種線上培訓的工具：

(1）培訓類-直播

優點：視頻實時保存，全員可回看，網絡更流暢；

缺點：無法實時與講師溝通。

（2）培訓類-視頻會議

優點：可以實時溝通，在線與否查詢方便；

缺點：視頻無法回放，錄製後才可保存。

大家根據自己的需求，選擇使用即可

（3）直播操作演示

直播結束後，可以回看、下載。

（4）視頻會議操作演示

設置界面，功能有：聲音、攝像頭、屏幕共享、邀請、全員靜音、在線/未加入人員。

4、稍後處理——對重要信息進行待辦處理

領導布置了A任務，釘釘上發了消息，當時點開了，但是沒來得及處理，就可以把消息設置“稍後處理”，相當於一個待辦功能。當你把手頭工作完成後，直接去“稍後處理”，就能找到A任務，非常便捷。

（1）操作演示

設置方法：選中消息-右鍵-稍後處理。

使用方法：點擊稍後處理，找到消息。

5、DING——重要通知無障礙必達

群內發送通知，有的夥伴沒有讀消息，就可以用“ding”功能，保證每個人都看到。會直接在電腦桌面或手機界面上方彈出消息，如果不處理的話，消息不會消失。

方法一：

方法二：（僅針對@所有人的情況）

6、搖一搖——釘釘版“歷史操作”查看功能

A在某個釘釘群內發了個文件，你點開看了一半，這時B給你發了消息，你點開回復，回復完之後，你想再找到剛才的文件，就只能一條一條翻聊天記錄，費時費力。

搖一搖這個功能，就可以解決這個問題：搖兩下手機就會出現如下界面：

（1）功能介紹：

最近聊天：人、群、工作通知；

最近功能：如打卡、審批等；

最近瀏覽：圖片視頻、文件、鏈接。

一鍵回主界面，不用逐級返回

（2）打開方式

設置-效率套件-最近使用。

二、微信收藏功能操作

微信上的文件有效期很短，如果不及時保存，想用的時候就用不了了；有些文件可能需要在不同時間給不同家長發，就得來回找費時費力，微信上的收藏功能就可以解決這個問題。

優點：不會過期，方便查找，便於分享

（1）操作方法：直接查找或微信聊天界面中發送

（2）其他功能：

①添加標籤：選擇收藏-右上角三點-編輯標籤；

②搜索功能：按類型/關鍵詞/標籤搜索；

③新建筆記：可添加待辦、文件等。