新手入門excel表格製作：excel表格圖表製作教程

我們在讀圖時通常會先看數據系列，然後才看文字或數據部分，如果Excel中圖表設置不合理，就可能導致對數據有錯誤的理解。因此，不能忽略閱讀習慣對圖表可能造成的誤解。

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圖表中重點不突出

有效的圖表要突出重點，明確呈現出關注的數據。觀察下圖所示的兩個圖表，哪個才是有效的圖表呢？

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存在誤導或欺騙的圖表

圖表設計不恰當就會導致讀者誤讀，下面的這幾類情況你遇到過嗎？

❶ 誇張的壓縮比例

為了讓圖表適應文檔，有時需要改變圖表大小，但如果壓縮比例不當出現下圖的情況，就會讓讀者判斷錯誤。

❷ 截斷柱形圖圖表Y軸

柱形圖圖表的Y軸不是從0開始，會誇大數據間的變化幅度，這樣在視覺上會引起讀者誤解。你相信下面兩張圖表表現的是同一組數據嗎？左下圖所示，華東地區實際銷量看起來僅占目標銷量的1/5，而右下圖所示的圖表則為正常圖表，實際銷量占目標銷量的1/2。

❸ 誇張的3D效果

為了讓圖表看起來漂亮、吸引眼球，添加一些特殊效果，通常情況下無可厚非，但有些情況則會讓觀眾被特效吸引住，忽略掉圖表展示的內容，甚至會產生錯誤的理解。

如左下圖所示，前兩名同學的成績沒有變化，但在3D效果中，第二學期總成績看起來明顯比第一學期要高，此時使用3D效果就會導致理解錯誤。去掉3D效果後的圖表如右下圖所示。

❹ 形象化圖表不成比例

形象化圖表直觀、形象、精美，但實物大小與數值如果不成比例，就會導致圖表難以理解，如左下圖所示。

在右下圖的圖表中，數值與實物圖形有着恰當的比例，傳遞的信息更準確，更容易理解。

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花里胡哨的圖表

製表人為了使圖表看起來好看，對色彩又不敏感，就會製作出大紅大紫、色彩漸變等“艷麗”的圖表，這類圖表往往讓人感覺“俗”。

將下圖所示的“艷麗”的圖表放到工作報告中，會顯得突兀，領導肯定不會滿意。

下圖所示的圖表看起來很簡單，並且灰色的背景較為容易搭配其他顏色，就算放到商務報告中，也能支撐起報告的顏值。

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多張圖表時頻繁改變圖表類型

將複雜的數據簡單化，就需要用多張圖表，但有些圖表製作者喜歡用柱形圖、條形圖、餅圖等不同的圖表類型表現一類數據，並為每個圖表設置各種效果，通過各種手段展示圖表技能，導致圖表看起來雜亂無章。解決之道就是在相同場景下保持圖表類型的一致性。

下圖所示為分別使用折線圖—面積圖、折線圖—帶數據標籤的折線圖及柱形圖—帶數據標籤的折線圖3種組合圖展示洗衣機、電視機和冰箱的銷售數據，顏色、圖表類型各不相同。

下圖所示為使用折線圖—柱形圖類型的組合圖分別展示洗衣機、電視機和冰箱的銷售數據，顏 色、圖表類型風格統一、整齊。

上面的兩種圖表，哪一種才能獲得領導及客戶的青睞呢？

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不要直接把整個表做成圖

一個完整的數據表中，可能有很多不同類型的數據，如分類統計數據、匯總數據或與作圖無關的數據，這時千萬要小心，不要把整個表的數據全部添加到圖表中。下圖所示，在財務報告圖表中將“總計”數據添加到了圖表中，“總計”數據系列代表的柱子過高，其他數據就會顯得不重要，容易被忽略。

再看看下面這個例子，最後一個數據的值很大，但這個值是合計數據，與其他數據是不能直接比較的。因此，在做圖表時，要把最後一列數據取消，如右下圖所示。

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不合理的“數據墨水比”

“數據墨水比”中的“墨水”指的是圖表中可使用的圖表元素，如圖表標題、數據表、網格線、圖例等。“數據墨水比”指的是所用到的圖表元素與所有圖表元素之間的比例，到底怎樣才算合適。

記住一點，也就是從簡原則，刪除多餘元素，讓每個圖表元素的存在都有意義。越簡單，越容易被接受。

觀察下方的這兩個圖表，要展現籍貫為“河南”的學生人數，你會選擇哪個呢？

5.用 PDF 備份

如果不想數據被誤修改，或者怕格式出現問題，可以在 Excel 中執行【文件】→【導出】→【創 建 PDF/XPS 文檔】→【創建 PDF/XPS】命令，將數據備份為 PDF 格式文件，如下圖所示。