Word比Excel還好用的技巧

怎樣將合同中的甲乙方信息並排對齊？其實，最快速的解決方法是分欄。

你可能知道分欄是什麼。比如，小編看着長大的《讀者文摘》、《知音》、《故事會》等期刊雜誌，就常常用這種排版方式。分欄版式，既能不轉脖子就快速讀完一行接一行的字，還能讓內容更緊湊，排版更節省空間（不費紙啊）。

可是，你知道 Word、PPT 里有分欄功能嗎？即使知道，你會用它來並排對齊相同結構的文本嗎？

案例一：

小編有一位股迷同學，他在微信群里問了一個問題：

我要打印一份 Excel 表，全是股票代碼信息的，只有兩列，但是有 100 多行。如果直接打印，每頁紙都會空出一大片，好浪費紙啊。

有什麼辦法可以把這些表格打印到一張紙上呢？

我知道，Excel 函數公式幾乎無所不能，用公式可以將數據按照紙張寬度重新排列。不管按照條件反射、肌肉記憶，還是國際慣例，我都應該讓他在百度搜一下，准能找到一籮筐的教程。

然而並沒有，如果他看不懂其中的公式，又跑來問我腫么辦？！

其實，有一個方法，完全不用函數公式，只需要複製粘貼，設置一下就能達到類似的效果。沒錯，就是在 Word 中借一下道 —— 分欄。

你可能知道 Word 中分欄的功能。

那，在碰到這個「Excel」表的問題時，你會不會想到用 Word 分欄解決呢？還是，繼續在 Excel 中死磕函數公式？

雖然 Excel 幾乎無所不能，效率驚人。

但是，很多時候，Word 可能更管用。

案例二

想要在 Excel 中製作一份全國省份（自治區）的列表，但是只找到一段文字的版本，怎麼辦才好？

在 Excel 要轉成列表其實也不難，只需要按照逗號分列，就會拆成每個省份（自治區）填一個單元格的一行數據。再複製，選擇性粘貼，轉置，便能得到一列省份數據。

但是放到 Word 里，會更加簡單。

什麼？要按 5 個一行排列？

貌似只能放到 Excel 里，借用公式的力量了。

然而，很多人並不知道 Word 還有一個絕技：文本轉表格，可以按分隔符以及指定行列數轉換。

Word 文字處理的活兒實在太好了，好到被很多人忽略。假如你能靈活掌握 Word 的查找替換、文字排版技能，甚至能助你少學點 Excel 公式。

然而，很多人偏偏要將大段大段文字內容的表格用 Excel 來做。

這樣一來，如果表格的行比較高，瀏覽表格時屏幕就會經常跳來跳去。而且，打印的時候，明明預覽正常，可印到紙上後，卻經常出現最後兩三行字被「吃」掉的情況。

有一次，又碰到一位同學來問為什麼，我實在忍不住，問：

「我很好奇，為什麼你一定要用 Excel 來做這份表呢？」

「領導要求的」

我，……

案例三

有一位做審計的妹子，要批量打印詢證函，看不懂前輩的貼心小教程跑來問我。

可是…… 詢證函我也不懂啊~

於是默默地百度了一下，大概長這個樣子：

原來是要根據 Excel 表中每一個企業的信息，分別打印不同內容的函件。

這位妹子的前輩給她留下了操作說明，雖然步驟明確，4 步搞定，但內容就跟天書似的：

還用到了「易用寶插件」批量生成和重命名工作表，進而實現批量打印。看得我是一臉懵逼。

等等，批量打印通知單、往來信函、工資單、獎狀證書、書籤之類的，不是應該請 Word 出場嗎？

利用 Word 的【合併郵件】，只需要一份內容留空的 Word 文件作為模板，就可以從 Excel 的數據「倉庫」中調取所有數據，自動生成一份文檔。

然後就可以進行批量打印，1 個函數公式都不用，也可以輕鬆搞定 1000 份文檔！

處處使蠻力，只會越用越苦逼。

熟知工具的優勢和不足，懂得巧妙運用不同工具的特性，才能在面對各種複雜的情境時應對自如！

本文來自微信公眾號：秋葉 PPT （ID：PPT100），作者：King  編輯：河豚格格